Zapytanie ofertowe
nr 01/04/2026/HORUS

I. ZAMAWIAJĄCY:

Nazwa: Abakus Systemy Teleinformatyczne Sp. z o.o.

Adres: ul. Działowa 8a, 43-300 Bielsko-Biała

NIP: 5472001222

REGON: 072903418

Osoba do kontaktu: Jarosław Kamiński

Mail/telefon: info@abakus.net.pl, tel: 600-436-391

II. DATA OGŁOSZENIA ZAPYTANIA OFERTOWEGO: 10.04.2026 r.

III. DATA ZŁOŻENIA OFERTY: Oferty można składać do dnia 17.04.2026 r. do godziny 23:59 (liczy się data i godzina wpłynięcia oferty do Zamawiającego).

IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Rodzaj przedmiotu zamówienia:

1. Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze, kod Wspólnego Słownika Zamówień: 73000000-2
2. Usługi związane z zarządzaniem, kod Wspólnego Słownika Zamówień: 79420000-4

Charakterystyka przedmiotu zamówienia:

V. WYMAGANIA DOTYCZĄCE EKSPERTA:

1. Kierownik B+R powinien dysponować następującą wiedzą i doświadczeniem:

1. Wykształcenie wyższe – specjalizacja w co najmniej jednym z następujących obszarów naukowych: systemy informatyczne, programowanie, przetwarzanie danych, sztuczna inteligencja, elektronika, automatyka, elektrotechnika, mechanika;
2. Posiadanie stopnia naukowego: co najmniej doktor;
3. Udział w co najmniej 2 projektach naukowych lub badawczych dotyczących co najmniej jednego z następujących obszarów naukowych: systemy informatyczne, programowanie, przetwarzanie danych, sztuczna inteligencja, elektronika, automatyka, elektrotechnika, mechanika;
4. Doświadczenie w roli kierownika projektu B+R w co najmniej 1 projekcie naukowym lub badawczym (spośród tych, które zostały wykazane w ramach ppkt c).

Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie przeprowadzona wg formuły „spełnia – nie spełnia” na podstawie opisu wykształcenia oraz doświadczenia Oferenta zawartego w formularzu podpisanej przez Wykonawcę oferty. Wykonawcy nie spełniający tego warunku zostaną wykluczeni z postępowania. Zamawiający zastrzega, iż prawdziwość deklarowanych informacji może zostać zweryfikowana przez Zamawiającego na etapie oceny ofert poprzez konieczność dostarczenia wiarygodnych dokumentów.

VI. WARUNKI WYKLUCZENIA

1. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą. Za Wykonawcę powiązanego uznaje się podmiot:

1. powiązany lub będący jednostką zależną, współzależną lub dominującą w relacji z Zamawiającym w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
2. będący podmiotem pozostającym z Zamawiającym lub członkami jego organów w takim stosunku faktycznym lub prawnym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze dostawcy towaru lub usługi, w szczególności pozostającym w związku małżeńskim, stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa do drugiego stopnia włącznie, stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli, także poprzez członkostwo w organach dostawcy towaru lub usługi;
3. będący podmiotem powiązanym lub podmiotem partnerskim w stosunku do Zamawiającego w rozumieniu Rozporządzenia nr 651/2014;
4. będący podmiotem powiązanym osobowo z Zamawiającym w rozumieniu art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Dla potwierdzenia braku wystąpienia podstaw wykluczenia Wykonawcy z postępowania ze względu na możliwość powiązania osobowego lub kapitałowego Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia przez Wykonawcę (Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego).

2. Zamówienie nie może być udzielone podmiotom i osobom, które w bezpośredni lub pośredni sposób wspierają działania wojenne Federacji Rosyjskiej lub są za nie odpowiedzialne i podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie następujących przepisów:

• Rozporządzenie Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczące środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz. U. UE L 134 z 20.5.2006, str. 1, z późn. zm.);
• Rozporządzenie Rady (UE) nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających (Dz. U. UE L 78 z 17.3.2014, str. 6, z późn. zm.);
• Rozporządzenie (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. U. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1. z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835).

Dla potwierdzenia braku wystąpienia podstaw wykluczenia Wykonawcy z postępowania ze względu na wsparcie działań wojennych Federacji Rosyjskiej Zamawiający wymaga złożenia (akceptacji) oświadczenia przez Wykonawcę w treści złożonej oferty.

VII. OCENA OFERT

1. Ustala się następujące kryteria oceny ofert

1.1. Cena (koszt)

Cena za 1 godzinę świadczenia usługi uwzględniająca wszystkie koszty związane z wykonaniem zlecenia. W przypadku osób fizycznych, dla których niniejsza umowa będzie jedynym tytułem do ubezpieczenia oraz osób, których łączny przychód jest mniejszy niż wartość wynagrodzenia minimalnego, przy ocenie kryterium brany będzie pod uwagę całkowity koszt wynagrodzenia, z uwzględnieniem składek będących po stronie Zamawiającego.

2. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

2.1. Cena (koszt):

Liczba punktów = (Cmin/Cof) * 100

gdzie:

• Cmin – najniższa cena spośród wszystkich ofert badanych
• Cof – cena podana w ofercie badanej

VIII. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT

1. W ramach zamówienia nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.
2. Sposób składania oferty: oferta musi zawierać formularz oferty (Zamawiający zaleca skorzystanie z Załącznika nr 1 – Formularz oferty) oraz oświadczenie o braku powiązań (Załącznik nr 2).
3. Oferta powinna być złożona w wersji papierowej w obiekcie Zamawiającego: ul. Bielska 101, 43-384 Jaworze (dostarczona osobiście lub drogą korespondencyjną) lub w wersji elektronicznej pod adresem e-mail: info@abakus.net.pl (liczy się data wpływu). Dopuszcza się złożenie oferty w formie skanu/obrazu cyfrowego podpisanego oryginału lub w postaci pliku zawierającego podpis elektroniczny kwalifikowany lub podpisanego poprzez profil zaufany ePUAP.
4. Oferta powinna być ważna co najmniej 14 dni kalendarzowych.
5. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
6. Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. Liczy się data i godzina wpłynięcia oferty do siedziby Zamawiającego.
7. Złożenie oferty jest jednoznaczne z zaakceptowaniem bez zastrzeżeń treści niniejszego zapytania ofertowego oraz wszystkich warunków i wymagań w nim wskazanych.
8. W przypadku oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych w treści oferty, a także w przypadku wątpliwości Zamawiającego co do treści oferty lub w przypadku braku przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu lub brak wystąpienia podstaw do wykluczenia Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia wyjaśnień lub przedstawienia wymaganego dokumentu – Wykonawca zostanie wezwany do złożenia uzupełnionej dokumentacji ofertowej w nieprzekraczalnym terminie do 2 dni roboczych od daty otrzymania wezwania do uzupełnień. Przekazywanie dokumentów uzupełniających/poprawionych odbywać się będzie drogą elektroniczną na adres mailowy Zamawiającego (info@abakus.net.pl). Zamawiający będzie komunikował się z oferentami za pomocą adresu email Wykonawcy, wskazanego w Formularzu oferty. W sytuacjach kiedy:

1. pomimo wezwania Wykonawca nie udzieli wyjaśnień lub nie przedstawi wymaganych dokumentów w terminie,
2. złożone wyjaśnienia lub dokumenty w dalszym ciągu nie będą pozwalać na jednoznaczną ocenę oferty lub będą wskazywać na konieczność odrzucenia oferty lub wykluczenia Wykonawcy,

wówczas oferta zostanie odrzucona albo Wykonawca wykluczony z niniejszego postępowania o zamówienie.

9. Zamawiający ma możliwość poprawy oferty złożonej przez Wykonawcę w zakresie oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych oraz innych pomyłek (na podstawie wyjaśnień złożonych przez Wykonawcę), niedopuszczalna jest natomiast zmiana powodująca istotną zmianę w treści oferty.
10. Zamawiający po otrzymaniu ofert dokona oceny najkorzystniejszej oferty co zostanie udokumentowane protokołem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
11. Informacja o wyniku postępowania zostanie upubliczniona w sposób analogiczny, w jaki zostało upublicznione niniejsze zapytanie ofertowe.
12. Zamawiający zaproponuje wybranemu Wykonawcy, który uzyskał największą liczbę punktów, zawarcie warunkowej umowy zlecenie na realizację przedmiotu zamówienia.
13. W przypadku nie podpisania umowy z Wykonawcą wybranym w drodze niniejszego ogłoszenia (z winy Wykonawcy), Zamawiający zastrzega, iż umowa zostanie zaproponowana Wykonawcy, którego oferta cenowa była kolejną pod względem liczby uzyskanych punktów.

IX. DODATKOWE POSTANOWIENIA:

1. Warunkiem wejścia w życie warunkowej umowy z Wykonawcą będzie uzyskanie pozytywnej oceny projektu pn. „Inteligentny system rozpoznawania upadków oraz kwantyfikacji ich intensywności na podstawie analizy wideo z zachowaniem prywatności użytkowników” w ramach konkursu INFOSTRATEG IX (w ramach Programu Badań Naukowych i Prac Rozwojowych „Zaawansowane technologie informacyjne, telekomunikacyjne i mechatroniczne” – INFOSTRATEG), organizowanego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) oraz zawarcie umowy o dofinansowanie na realizację przedmiotowego projektu pomiędzy NCBR a Zamawiającym (spełnienie efektu zachęty – zasady pomocy publicznej).
2. Szczegółowych informacji na temat przedmiotu i warunków zamówienia udziela p. Jarosław Kamiński – email: info@abakus.net.pl.

X. WARUNKI ZMIANY UMOWY

1. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia zmian do zawartej w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania umowy po jej zawarciu. Ewentualne zmiany postanowień umowy będą zawierane w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiany nieistotne mogą zostać wprowadzone w każdym czasie bez względu na przyczynę. Zmiany istotne w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy będą mogły zostać wprowadzone w następujących przypadkach i na następujących zasadach:

1. zmiany terminu realizacji zamówienia (przesunięcie lub skrócenie lub wydłużenie) w przypadku:

1. gdy zmiana terminu realizacji usługi spowodowana została siłą wyższą, rozumianą jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie jego zobowiązania w części lub całości, a w szczególności epidemią stwierdzoną przez uprawnione do tego organy lokalne lub państwowe, klęską żywiołową, strajkiem lub stanem wyjątkowym,
2. gdy zmiana jest następstwem wprowadzania zmian w obowiązujących przepisach prawnych mających wpływ na realizację przedmiotu Umowy,
3. działań osób trzecich uniemożliwiających realizację usługi, które to działania nie są konsekwencją winy Zamawiającego i Wykonawcy,
4. gdy wejście w życie umowy z Wykonawcą (w wyniku spełnienia warunku, o którym mowa w pkt 1 w części „IX. Dodatkowe postanowienia” niniejszego zapytania ofertowego), nastąpi po terminie planowanego przez Zamawiającego rozpoczęcia realizacji projektu, tj. po 1 stycznia 2027 r., co wymagać będzie dostosowania harmonogramu prac badawczych projektu, jak i usług objętych niniejszym postępowaniem, do nowych ram czasowych projektu Zamawiającego,
5. gdy po zakończeniu realizacji projektu Zamawiającego w fazie I lub fazie II, decyzją Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) projekt Zamawiającego nie uzyska możliwości kontynuacji w fazie kolejnej.

2. wprowadzenia wszelkich zmian wynikających z otrzymania decyzji Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (NCBR), wymagających np. zmiany zakresu zadań, terminów ich realizacji, czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany.
3. zmiany (zwiększenia) rzeczywistej liczby roboczogodzin niezbędnych do wykonania zakresu przedmiotowej usługi (o nie więcej niż 25%), w przypadku, gdy w trakcie realizacji usługi wystąpią w projekcie Zamawiającego nieprzewidziane wcześniej problemy natury technicznej, technologicznej lub funkcjonalnej, uniemożliwiające osiągnięcie zakładanych efektów realizowanego projektu, a rozwiązanie ww. problemów wymagać będzie dodatkowego nakładu pracy ponad wstępnie oszacowany wymiar.
4. rozwiązania zawartej umowy na realizację przedmiotowej usługi w przypadku, gdy osiągniecie zakładanego celu realizowanego projektu Zamawiającego jest technicznie niemożliwe (a jego dalsza realizacja z naukowego punktu widzenia jest bezzasadna), bądź też, gdy w wyniku zmian otoczenia biznesowego (np. pojawienie się na rynku nowych, innowacyjnych rozwiązań i technologii), planowane do wdrożenia rozwiązanie stanowiące przedmiot projektu Zamawiającego jest ekonomicznie nieopłacalne, co w efekcie skutkować będzie przerwaniem projektu.

Bielsko-Biała, 10.04.2026 r.