REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG

W SYSTEMIE e-REMIZA (wersja 3.06c)

wersja obowiązująca od 09.09.2025

1 – Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia usług przez Abakus Systemy Teleinformatyczne Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bielsku-Białej w ramach Systemu E-REMIZA, zasady korzystania z tych usług i zasady ochrony danych osobowych lub odpowiednio innych informacji o jego użytkownikach; i w umowach zawartych przez Abakus, stanowi – stosownie do treści nawiązywanych na ich podstawie stosunków prawnych – nieodłączny ich element.
2. Użyte w niniejszym regulaminie terminy oznaczają:

• E-REMIZA, System E-REMIZA, System – platforma informatyczna dedykowana dla jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych oraz innych podmiotów z sektora ratownictwa publicznego i przeznaczona do zarządzania wybranymi danymi zawartymi w systemie e-Remiza. Platforma ta funkcjonuje w oparciu o środowisko internetowe.
• Cennik – zawiera zestawienie Usług świadczonych przez Usługodawcę w Systemie E-REMIZA, informacje dotyczące wysokości i warunków odpłatności za Usługi. Aktualny Cennik dostępny jest na stronie WWW: https://abakus.net.pl/oferta/e-remiza-cennik-i-oferta.
• Regulamin – niniejszy dokument wraz ze wszystkimi załącznikami do niego; treść Regulaminu dostępna jest do pobrania w formie pliku PDF pod adresem http://www.e-remiza.pl/index.php/regulamin/ .
• Siła wyższa – zdarzenia losowe, których wystąpienie nie jest w żaden sposób zależne od Usługodawcy lub Usługobiorcy, których przewidzenie było dla nich niemożliwe tj. klęska żywiołowa, pożar, zalanie, gwałtowne zjawiska atmosferyczne o intensywności przekraczającej zjawiska zwykle występujące w danym miejscu i czasie.
• Umowa – umowa o świadczenie Usług w ramach Systemu E-REMIZA, zawierana pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą. Umowa może być zawarta w formie pisemnej lub elektronicznej na warunkach odpłatnych (Umowa Abonamentowa) lub poprzez akceptację niniejszego Regulaminu przez Użytkownika działającego w imieniu Usługobiorcy w celu korzystania z Usługi w Okresie Testowym na warunkach nieodpłatnych (Umowa na Okres Testowy).
• Usługa – każda usługa świadczona w ramach systemu E-REMIZA, w tym drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 roku, poz. 1513 tekst jednolity).
• Usługodawca, Abakus – Spółka Abakus Systemy Teleinformatyczne Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bielsku-Białej, przy ul. Działowej 8a, 43-300 Bielsko-Biała; wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Bielsku-Białej, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS – 0000205103; NIP: 547-200-12-22, numer REGON: 072903418, kapitał zakładowy 50.000,00 zł, adres e-mail: info@abakus.net.pl.
• Jednostka – w Systemie wyróżniamy pojęcie Jednostki jako podmiotu organizacyjnego. Zadaniem Jednostki jest zebranie Użytkowników w grupę, która jest odpowiednikiem ich fizycznej przynależności (np. członkostwa) do określonej Jednostki (organizacji, stowarzyszenia, podmiotu) odwzorowanej w Systemie. Dana Jednostka może utworzyć grupę złożoną z innych Jednostek, tworząc strukturę drzewiastą (na zasadzie relacji nadrzędny-podrzędny). Wyróżniamy następujące rodzaje Jednostek: jednostka Ochotniczej Straży Pożarnej (OSP), jednostka Państwowej Straży Pożarnej(PSP), jednostka administracji samorządowej w określonym powiecie (JAS), podmiot z sektora ratownictwa publicznego(SRP). System domyślnie zawiera strukturę drzewa (podległości) składającą się z następujących gałęzi: OSP (najniższy poziom – 0(zero)), JAS (poziom grupujący -1), PSP (poziom grupujący – 2). System dopuszcza inne sposoby grupowania i podległości Jednostek określane na specjalne życzenie Usługobiorcy.
• Usługobiorca – Jednostka, która korzysta z Usług w ramach Systemu E-REMIZA w oparciu o Umowę. Usługobiorca w ramach zawartej Umowy uzyskuje od Usługodawcy dostęp do funkcjonalności i informacji Systemu dla upoważnionych przez siebie Użytkowników, dla określonej listy Jednostek; Usługobiorca wyznacza Użytkownika typu Administrator, który w jej imieniu administruje ustawieniami, konfiguracją oraz uprawnieniami dla innych Użytkowników Systemu w Jednostkach objętych Umową.
• Użytkownik, Użytkownik OSP – osoba fizyczna upoważniona przez Usługobiorcę do korzystania z Usług Systemu posiadająca aktywne konto w Systemie E-REMIZA. Każdy nowy Użytkownik po rejestracji otrzymuje domyślny zestaw uprawnień w ramach Umowy i uzyskuje dostęp do Systemu w zakresie podstawowych informacji, ograniczonych do Jednostki, do której przynależy. Uprawnieniami Użytkowników zarządza Użytkownik typu Administrator. Użytkownik zawsze działa w imieniu i na rzecz Usługobiorcy, który go do tego upoważnił.
• Użytkownik typu Administrator, Administrator – specjalny Użytkownik Systemu z nadanymi przez Usługobiorcę uprawnieniami do konfiguracji Systemu w zakresie Jednostek, statusu i uprawnień innych Użytkowników.
• Członek Jednostki – osoba będąca członkiem danej Jednostki, która nie posiada aktywnego konta Użytkownika w Systemie. Członek Jednostki może być ewidencjonowany oraz alarmowany za pomocą Usług Systemu.
• Okres testowy – okres czasu w którym możliwe jest korzystanie z Systemu bez potrzeby zawierania pisemnej Umowy na świadczenie usług w Systemie przez Użytkownika;
• Strony – Usługodawca i Usługobiorca zawierający Umowę o świadczenie usług w ramach Systemu E-REMIZA , do której znajdują bezpośrednie zastosowanie postanowienia niniejszego Regulaminu.
• System Rejestracji Zgłoszeń – system wykorzystywany przez Usługodawcę do obsługi zgłoszeń Użytkowników (https://zgloszenia.abakus.net.pl/ticket/).
• Fogees – to nowoczesna aplikacja, umożliwiająca dokładną analizę̨ stanu zanieczyszczeń́ powietrza na danym terenie. Dane z pomiarów prezentowane są̨ w czasie rzeczywistym, co ułatwia reagowanie i podejmowanie decyzji. Aplikacja Fogees jest wynikiem realizacji projektu badawczego pn. „Opracowanie prototypu platformy prognozowania i monitorowania zanieczyszczeń powietrza” (nr projektu POIR.04.01.01-00-0078/18), współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Więcej informacji na stronie https://abakus.net.pl/oferta/fogees.

3. Zmiana w zakresie i rodzajach świadczonych Usług wymaga zmiany Regulaminu, chyba, że zmiany te nie dotyczą spraw wskazanych w Regulaminie, a zwłaszcza szczegółów technicznych świadczonych Usług.
4. Akceptacja Regulaminu przez Użytkownika jest równoznaczna ze złożeniem oświadczenia następujących treści: „Zapoznałem się z Regulaminem i akceptuję wszystkie jego postanowienia bez zastrzeżeń”.

2- Rodzaje i zakres Usług

1. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Usługobiorcy poprzez System E-REMIZA następujących Usług:
   
   1. udostępnianie aplikacji internetowej „e-Remiza WWW” umożliwiającej zdalny dostęp do zasobów informacyjnych (bazy danych) Jednostki danego Użytkownika w Systemie w sieci Internet,
   2. tworzenie i zarządzanie zasobami informacyjnymi bazy danych z Jednostki,
   3. udostępnianie aplikacji mobilnej „e-Remiza mobilna” umożliwiającej z urządzeń mobilnych dostęp do zasobów informacyjnych (bazy danych) Jednostki danego Użytkownika w systemie e-Remiza, oraz obsługę alarmów,
   4. udostępnienie aplikacji internetowej o nazwie „Tablica Gotowości Bojowej” umożliwiającej zdalny dostęp do zagregowanych informacji zarejestrowanych w Systemie E-REMIZA,
   5. alarmowanie zarejestrowanych w Systemie E-REMIZA Użytkowników oraz Członków Jednostek. Alarmowanie Jednostki z poziomu SK PSP wymagana uzyskania zgody na przesyłanie informacji alarmowej od właściwej terytorialnie Komendy Państwowej Straży Pożarnej; alarmowanie, o którym mowa w niniejszym postanowieniu realizowane jest na trzy sposoby poprzez:
      1. przesyłanie informacji o alarmie do urządzeń mobilnych wykorzystywanych  przez Użytkowników,
      2. dzwonienie za pomocą publicznej usługi telefonicznej na numery telefonów Użytkowników i Członków Jednostki zarejestrowane w Systemie,
      3. przesyłanie krótkiej wiadomości SMS ze szczegółami alarmu na numery telefonów Użytkowników i Członków Jednostki zarejestrowane w Systemie.
   6. wsparcie techniczne i konsultacje dla Użytkowników w zakresie Usług wykorzystywanych w ramach Systemu,
   7. udzielenie niewyłącznej licencji na korzystanie z aplikacji służących do obsługi Systemu E-REMIZA przez Użytkowników wymienionych w §1 ust. 2 każdej Umowy o świadczenie usług w ramach Systemu, przez czas jej trwania, bez prawa do udzielenia sublicencji, na następujących polach eksploatacji:
      1. wykorzystanie Systemu w przez Użytkowników wyłącznie do celów statusowych Jednostek w których są zarejestrowani, zgodnie z jej przeznaczeniem,
      2. organizowanie przez Użytkowników wewnętrznych, tj. w ramach Jednostki, szkoleń połączonych z wyświetlaniem aplikacji w ramach prezentacji,
      3. wydruk danych,
      4. utrwalanie danych pochodzących z Systemu,
      5. wykorzystanie danych w ramach statystyk,
      6. umieszczenie informacji o korzystaniu z Systemu na stronie internetowej Jednostki Użytkowników.
   8. Udostępnienie platformy Fogees, służącej do prognozowania i symulowania stanu jakości powietrza w obszarze jednostki administracyjnej. W ramach zaoferowanej usługi systemu e-Remiza zostanie udostępniona następująca funkcjonalność:
      1. Dostęp do portalu Fogees w celu podglądu symulacji prognozy przemieszczania się smogu na terenie własnej gminy dla różnych warunków pogodowych,
      2. Możliwość integracji z wskazanym czujnikiem jakości powietrza,
      3. Możliwość uzyskania rozszerzonego dostępu do systemu Fogees z widokiem bieżącej prognozy przemieszczania się smogu na terenie własnej gminy.
2. Usługi, o których mowa w ust. 1 będą wykonywane według następujących zasad:
   
   1. System e-Remiza z którego korzysta Użytkownicy dostępny jest na serwerze internetowym znajdującym się pod adresem https://www.e-remiza.pl/,
   2. Usługodawca udziela dostępu do Systemu przy pomocy którego Użytkownik  mogą zarządzać zasobami informacyjnymi (bazą danych) Jednostki do której posiadają nadane im uprawnienia,
   3. Zakres przetwarzanych danych w Systemie, do jakich Użytkownik ma dostęp przy pomocy Systemu, określany jest przez Użytkownika typu Administrator wyznaczonego każdorazowo przez Usługobiorcę,
   4. Użytkownik typu Administrator może rozszerzyć poziom i zakres widoczności przez Użytkownika danych o inne Jednostki w ramach drzewa podległości, z zachowaniem nadanych przez Usługobiorcę uprawnień i zasad bezpieczeństwa Systemu. Zakres modyfikacji jakie może dokonywać Administrator ograniczony jest zakresem Umowy jaką posiada Usługobiorca,
   5. Domyślnie każda nowo zarejestrowana Jednostka w Systemie posiada Użytkownika typu Administrator i jest nim pierwsza osoba, która dokona rejestracji. Aby uniknąć nieporozumień osoba taka składa oświadczenie o treści: „Rejestrując się w systemie e-Remiza oświadczam, że działam za zgodą i wiedzą zarządu Jednostki <nazwa Jednostki, której ta operacja dotyczy>”,
   6. W przypadku błędnego lub niewłaściwego wskazania Użytkownika typu Administrator Usługobiorca lub inna umocowana prawnie osoba reprezentująca Jednostkę może zmienić takiego Użytkownika poprzez pisemne zwrócenie się do Usługodawcy. W treści żądania należy wskazać okoliczności zmiany oraz podać konto innego Użytkownika, który ma otrzymać rolę Administratora, z zastrzeżeniem faktu, iż w każdej Jednostce musi być co najmniej jeden użytkownik typu Administrator. Jeśli w przesłanym żądaniu nie zostanie wskazane inaczej, to  konto dotychczasowego Administratora wraca do poziomu domyślnego. Usługodawca, poprzez swoich pracowników będzie udzielał Usługobiorcy lub osobom reprezentującym jednostki OSP (w tym Użytkownikom),   konsultacji z zakresu użytkowania Systemu w dni robocze w godzinach od 09:00 do 16:00 poprzez następujące kanały komunikacji:
      1. infolinia Systemu e-Remiza pod nr tel. 338193925 wew.3,
      2. oficjalny profil społecznościowy, prowadzony na portalu Facebook pod adresem: https://www.facebook.com/eremizapl/ , użytkownik @eremizapl,
      3. poprzez wiadomości e-mail pod adresem kontakt@e-remiza.pl,
3. Zgłoszenia użytkowników Systemu, związane z obsługą świadczonej usługi przez Usługodawcę, obsługiwane będą w Systemie Rejestracji Zgłoszeń. Zgłoszenia przyjmowane są całodobowo pod adresem e-mail: kontakt@e-remiza.pl,
   
   1. Czas w jakim Usługodawca powinien zareagować na każdorazowe zgłoszenie wynosi do 24 godzin (w dni robocze) od momentu potwierdzenia otrzymania zgłoszenia,
   2. W celu poprawnej obsługi zgłoszeń w Systemie Rejestracji Zgłoszeń przyjęto domyślnie, że adres e-mail pierwszego utworzonego administratora danej Jednostki będzie wykorzystywany jako kontakt główny. Na ten adres będą wysyłane wszelkie powiadomienia o zgłoszeniach od Użytkowników dotyczące danej Jednostki. Adres e-mail pierwszego utworzonego administratora przypisanego w systemie zgłoszeń może zostać zmieniony na wniosek głównego administratora Jednostki lub innej upoważnionej osoby w danej Jednostce,
   3. Korespondencja e-mail z Systemu Rejestracji Zgłoszeń przesyłana będzie z adresu e-mail Usługodawcy: kontakt@e-remiza.pl zgodnie z powyższymi zasadami.
4. Korzystanie z Usług w Systemie E-REMIZA wymaga spełnienia następujących warunków:

1. Dostęp Użytkownika do Systemu możliwy jest z komputera posiadającego połączenie z siecią Internet,
2. Dostęp Użytkownika do Systemu e-Remiza realizowany jest na dwa sposoby:
   1. przez zalogowanie się w witrynie https://e-remiza.pl/OSP.UI.SSO/logowanie,
   2. przez zalogowanie się w aplikacji mobilnej o nazwie „e-Remiza” pobranej z oficjalnego sklepu Google Play lub Apple Store.
3. Dla prawidłowego działania Systemu E-REMIZA w sposób opisany w pkt 2 powyżej wymagane jest posługiwanie się przez Użytkownika każdorazowo najnowszymi wersjami przeglądarek internetowych, tj.: Mozilla, Firefox, Internet Explorer, Chrome lub Safari oraz systemem operacyjnym Android w wersji 4.1 lub wyższej / iOS w wersji 9 lub wyższej, w przypadku aplikacji mobilnej,
4. Warunkiem rozpoczęcia korzystania z Systemu jest udzielenie Usługobiorcy przez Usługodawcę dostępu do tego Systemu po uprzednim  zawarciu Umowy,
5. Korzystający z Systemu Użytkownik zobowiązany jest do wprowadzania w Systemie wyłącznie takich danych, na jakie pisemną zgodę wyraził wobec niego właściwy Administrator wyznaczony przez Usługobiorcę. Usługobiorca zapewnia, że wprowadzane dane będą zgodne z prawdą i stanem faktycznym,
6. Uzyskanie dostępu do Systemu, polega na udzieleniu Usługobiorcy i Użytkownikom przez Usługodawcę loginu (adresu e-mail) oraz hasła, które należy wprowadzać każdorazowo po jego uruchomieniu,
7. Login Użytkownika stanowi jego unikalną nazwę, umożliwiającą jednoznaczną identyfikację w Systemie „e-Remiza”. Login jest jednocześnie adresem e-mail korespondencyjnym Użytkownika,
8. Hasło Użytkownika jest przyporządkowane do jego loginu i stanowi zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieuprawnionych,
9. Użytkownicy zobowiązani są do ochrony loginu i hasła przed dostępem osób nieupoważnionych. W przypadku niedochowania obowiązku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym i ingerencji osób do tego nieupoważnionych w funkcjonowanie Systemu „e- Remiza”, Usługodawca zwolniony zostaje z przyjętych obowiązków w zakresie konsultacji i serwisu Systemu. Wszelkie dodatkowe koszty poniesione przez Usługodawcę w związku z ewentualnym świadczeniem swoich usług będących wynikiem ingerencji w funkcjonowanie Systemu przez osoby do tego nieupoważnione (naprawy, konsultacje, dojazdy, itd.), każdorazowo ponosi Usługobiorca,
10. Hasło musi spełniać zasady, przyjętej pomiędzy Stronami, polityki bezpieczeństwa – tzn. musi zawierać co najmniej 8 znaków, w tym przynajmniej jedną wielką literę, jedną małą literę, a także, co najmniej jedną cyfrę,
11. Usługodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za skutki jakiegokolwiek ujawnienia przez Usługobiorcę lub Użytkowników haseł lub identyfikatorów osobom nieupoważnionym,
12. Do wykorzystywania aplikacji mobilnej Systemu „e-Remiza” konieczne jest zapewnienie przez Użytkowników:
    • Tabletu lub telefonu komórkowego typu smartfon działającego pod kontrolą systemu operacyjnego Android w wersji 8.0 lub wyższej / iOS w wersji 13 lub wyższej wyposażonego w moduł GPS oraz aparat fotograficzny,
    • Abonamentu telefonicznego do w/w telefonu typu smartfon lub tabletu, posiadającego aktywną usługę transmisji danych z minimalnym limitem min. 100 (sto) Megabajtów (MB) na miesiąc.

5. Czynności wykonywane przez Usługodawcę na rzecz Użytkowników, uważa się za świadczone w równym stopniu na rzecz Usługobiorcy.

6. Korzystanie z usług e-remiza dla innych organizacji niż jednostki OSP będzie obowiązywało
   zgodnie z cennikiem indywidualnym. Pakiet Box Gmina/Powiat obejmuje tylko jednostki OSP KSRG
   oraz spoza KSRG.

3 – Okres testowy

1. Usługodawca umożliwia nowym Usługobiorcom nieodpłatne korzystanie z pełnej funkcjonalności Systemu przez czas określony (Okres Testowy). Czas trwania Okresu Testowego jest każdorazowo określony w ofercie Usługodawcy dostępnej na stronie internetowej Systemu. .
2. Z chwilą dokonania rejestracji pierwszego konta Użytkownika dla danej Jednostki i akceptacji niniejszego Regulaminu, dochodzi do zawarcia pomiędzy Usługodawcą a Usługobiorcą Umowy na Okres Testowy.
3. Osoba dokonująca rejestracji, o której mowa w ust. 2, oświadcza, że jest w pełni umocowana do działania w imieniu i na rzecz Usługobiorcy (Jednostki) i do zaciągania w jego imieniu zobowiązań wynikających z niniejszego Regulaminu. Osoba ta ponosi pełną odpowiedzialność za prawdziwość złożonego oświadczenia.
4. Celem Umowy na Okres Testowy jest umożliwienie Usługobiorcy zapoznania się z funkcjonalnościami Usługi. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że realne przetestowanie Usługi może wymagać wprowadzenia do Systemu rzeczywistych danych osobowych, za co Usługobiorca, jako Administrator Danych Osobowych, ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność.
5. Po upływie Okresu Testowego, dostęp do Usługi dla Użytkowników danego Usługobiorcy zostanie automatycznie zablokowany. Dalsze korzystanie z Usługi wymaga zawarcia Umowy Abonamentowej.
6. W przypadku niezawarcia Umowy Abonamentowej w terminie 30 dni od dnia zakończenia Okresu Testowego, Usługodawca jest uprawniony do trwałego i nieodwracalnego usunięcia wszystkich danych wprowadzonych do Systemu przez Usługobiorcę w trakcie Okresu Testowego.

4 – Obowiązki Stron Umowy

1. Usługobiorca zobowiązuje się zapewnić Usługodawcy dostęp do wszystkich niezbędnych informacji, zapewniających właściwe wykonanie przedmiotu Umowy.
2. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy zapisów Umowy o świadczenie usług w ramach Systemu obowiązującej pomiędzy nimi z zastrzeżeniem sytuacji, kiedy ich ujawnienie wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Administrator zarządza Usługą alarmowania Jednostki w ramach której konfiguruje listę osób składającą się z Użytkowników i Członków Jednostki. Osoby te będą alarmowane za pomocą Usług Systemu. W ramach konfiguracji określana jest aktywna lista osób podlegających alarmowaniu oraz sposób ich alarmowania. Administrator odpowiada za skład listy osób oraz poprawność zawartych w niej danych, w tym poprawną identyfikację poszczególnych osób i numerów telefonów.
4. Usługodawca zobowiązuje się do usuwania awarii Systemu związanych z alarmowaniem, w ciągu 24 godzin (w dni robocze) od momentu potwierdzenia otrzymania ich zgłoszenia. W przypadku gdy awarię Systemu będzie charakteryzował – z przyczyn od Usługodawcy niezależnych – taki stopień skomplikowania, że Usługodawca nie będzie miał technicznych możliwości usunięcia jej w czasie o jakim mowa w zdaniu poprzedzającym, niezwłocznie poinformuje zgłaszającego awarię Usługobiorcę lub zgłaszającego awarię Użytkownika o wystąpieniu takiej okoliczności i oznaczy czas, w jakim taka awaria zostanie usunięta. W takiej sytuacji Postanowienie 9 ust. 2 Regulaminu nie ma zastosowania.
5. Usługodawca oświadcza, że zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych, pozyskanych od Usługobiorcy w trakcie realizacji zawartej pomiędzy nimi Umowy zgodnie z Postanowieniem 7 Regulaminu pn. „Przetwarzanie Danych Osobowych” .
6. Usługodawca uzależnia zrealizowanie swoich zobowiązań od należytego wykonania obowiązków przyjętych przez Usługobiorcę w treści Umowy lub Regulaminu (jako elementu tej Umowy), a nadto:
   
   1. Wykorzystania Systemu zgodnie z udostępnioną dokumentacją i instrukcjami obsługi,
   2. Przekazywaniu Usługodawcy wszelkich informacji o nieprawidłowościach w działaniu Systemu,
   3. Niepodejmowaniu przez Usługobiorcę lub Użytkownika jakichkolwiek działań zmierzających do zakłócania lub uszkodzenia Systemu.
7. Za działania i zaniechania Użytkowników, Usługobiorca odpowiada jak za działania i zaniechania własne.
8. Usługobiorca zobowiązuje się do uregulowania należności za dostęp do Systemu zgodnie z terminem płatności znajdującym się na dokumencie sprzedaży Usługi. W przeciwnym razie Usługodawca może zablokować dostęp do Systemu dla Usługobiorcy do czasu uregulowania płatności.
9. W przypadku opóźnienia w płatności za Usługę, Usługodawca poinformuję Użytkowników Usługi o tym fakcie poprzez kanał wiadomości wewnętrznych (CZAT), dając tym samym czas na uregulowanie zaległej płatności.
10. W przypadku zablokowania dostępu do Usługi, opisanym w podpunkcie 8, Usługodawca prześle stosowną wiadomość e-mail do Administratora Usługi.

5 – Odpowiedzialność Usługodawcy i Usługobiorcy

1. Usługodawca dołoży starań, by świadczyć swe usługi zgodnie z zasadami profesjonalnego świadczenia usług drogą elektroniczną i z należytą starannością.
2. Usługodawca nie ponosi wobec Usługobiorcy odpowiedzialności z tytułu trwałej albo czasowej niemożliwości świadczenia usług oraz z tytułu nie wykonywania lub nienależytego wykonywania Usług w następujących okolicznościach:
   
   1. z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, w tym na skutek wystąpienia siły wyższej, za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług, jeżeli było ono spowodowane wyłącznie awarią po stronie zewnętrznych dostawców usług (np. usług hostingowych, telekomunikacyjnych), z których usług Usługodawca korzysta przy świadczeniu Usługi, pod warunkiem, że Usługodawca dochował należytej staranności w wyborze tego dostawcy i nie ponosi winy za powstanie lub brak niezwłocznego usunięcia awarii.
   2. z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy lub Użytkowników,
   3. z przyczyn leżących po stronie osób i podmiotów trzecich za pomocą których Usługa jest świadczona, a którzy zostali Usługodawcy wskazani przez Usługobiorcę,
   4. z powodu nieprawidłowego, tj. nieodpowiadającego zobowiązaniom przyjętym w Umowie lub Regulaminie oraz wbrew wskazaniom pochodzącym od Usługodawcy – wykorzystania świadczonej usługi przez Usługobiorcę lub Użytkowników,
   5. z powodu rażącego naruszenia przez Usługobiorcę postanowień Umowy lub Regulaminu.
3. Usługobiorca przyjmuje również do wiadomości oraz akceptuje, że:
   
   1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek negatywne skutki działań lub zaniechań służbowych Usługobiorcy lub Użytkowników prowadzonych z wykorzystaniem w jej ramach Systemu,
   2. Usługodawca dołoży wszelkich możliwych starań aby minimalizować czas związany z niedostępnością Systemu,
   3. Każdorazowo w przypadku planowanych przerw Usługodawca będzie z wyprzedzeniem informował o tym fakcie Usługobiorcę lub Użytkowników poprzez wiadomość wysyłaną poprzez CZAT w aplikacji mobilnej oraz na adres e-mail Administratora podany podczas rejestracji w Systemie.
4. Strony zgodnie postanawiają, że odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy względem Usługobiorcy za szkody wyrządzone z wyłącznej winy Usługodawcy aktualizująca się w przypadku nie występowania przesłanek negatywnych, o których mowa w ust 2 i 3 powyżej, ograniczona jest do łącznej wysokości wynagrodzenia podstawowego netto za korzystanie z Systemu, określonego w Umowie o świadczenie usług w ramach Systemu z wyłączeniem szkód wyrządzonych z winy umyślnej. Postanowienie to nie ogranicza odpowiedzialności Usługodawcy wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności odpowiedzialności Usługodawcy jako podmiotu przetwarzającego, o której mowa w Rozporządzeniu (UE) 2016/679 (RODO).

6 – Ochrona danych Usługobiorcy i Użytkownika

1. Usługodawca nie odpowiada za treść i formę danych wprowadzanych przez Usługobiorcę lub Użytkownika.
2. Użytkownik nie może, pod rygorem odpowiedzialności prawnej, wprowadzać do Systemu jakichkolwiek treści bezprawnych oraz nieprawdziwych.
3. Usługobiorca i Użytkownik mają prawo wglądu i zmiany wprowadzanych przez siebie do Systemu danych, w tym danych osobowych, a także usuwania ich w zakresie, który nie uniemożliwia świadczenia Usług lub rozliczenia świadczenia Usług.
4. Usługodawca nie przekazuje danych Usługobiorcy i Użytkowników poza Usługi Systemu bez wiedzy i pisemnej zgody osób, których te dane dotyczą; postanowienie to nie dotyczy danych zanonimizowanych, przetwarzanych przez Usługodawcę w celach statystycznych oraz danych udostępnianych na zarządzenie odpowiednich organów państwowych.

7 – Przetwarzanie danych osobowych

1. 1. W celu świadczenia Usług w ramach Systemu E-REMIZA, Usługobiorca powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych na zasadach określonych w niniejszym paragrafie.
   2. Status Stron i Zawarcie Umowy Powierzenia
      
      1. Strony zgodnie oświadczają, że w ramach relacji objętej niniejszym Regulaminem:
         • Administratorem Danych Osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej „RODO”), wprowadzanych do Systemu przez Użytkowników w imieniu Usługobiorcy, jest zawsze i w każdym przypadku Usługobiorca (dalej jako „Administrator”).
         • Usługodawca, świadcząc Usługi, działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO i przetwarza dane osobowe w imieniu i na udokumentowane polecenie Administratora (dalej jako „Procesor”).
      2. Niniejszy paragraf, stanowiący integralną część Regulaminu, wraz z Umową, stanowi prawnie wiążącą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 ust. 3 RODO (dalej „Umowa Powierzenia”). Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem niniejszej Umowy Powierzenia.
   3. Przedmiot, Charakter, Cel i Czas Trwania Przetwarzania
      
      1. Przedmiotem przetwarzania są dane osobowe powierzone przez Administratora w celu świadczenia przez Procesora Usług określonych w § 2 Regulaminu.
      2. Charakter przetwarzania polega na wykonywaniu operacji informatycznych na danych, takich jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, a także usuwanie i niszczenie, w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług.
      3. Celem przetwarzania jest wyłącznie prawidłowa realizacja Umowy, w tym zapewnienie funkcjonowania Systemu E-REMIZA, obsługa alarmowania, ewidencja członków i zasobów, wsparcie techniczne oraz rozliczenie Usług.
      4. Czas trwania przetwarzania danych osobowych jest równy okresowi obowiązywania Umowy zawartej z Administratorem.
   4. Rodzaj Danych Osobowych i Kategorie Osób, Których Dane Dotyczą
      1. Rodzaj przetwarzanych danych osobowych obejmuje w szczególności:
         • Dane Użytkowników i Członków Jednostki: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa Jednostki, stopień, kryptonim, tytuł naukowy, grupa krwi, data i miejsce urodzenia, imię ojca, PESEL, data przystąpienia do OSP, numer konta bankowego, dane adresowe i kontaktowe, informacje o znajomości języków obcych, informacje o szkoleniach i badaniach (data ukończenia, ważności, numer, organ wydający), funkcja w Jednostce, lokalizacja w trakcie alarmowania.
         • Dane Osób Trzecich (w ramach dokumentacji ze zdarzeń): dane właściciela lub użytkownika obiektu, dane personalne osób poszkodowanych (imię i nazwisko, wiek, płeć), dane osób kierujących działaniami ratowniczymi i koordynujących działania medyczne (stopień, imię i nazwisko, stanowisko), dane osoby sporządzającej informację.
         • Dane Techniczne i Operacyjne: oznaczenia identyfikujące zakończenie sieci telekomunikacyjnej lub system teleinformatyczny Użytkownika, informacje o rozpoczęciu, zakończeniu oraz zakresie korzystania z Usług.
      2. Kategorie osób, których dane dotyczą, to w szczególności: Użytkownicy, Członkowie Jednostki, osoby poszkodowane w zdarzeniach oraz inne osoby, których dane Administrator wprowadzi do Systemu w związku z jego statutową działalnością. Administrator zobowiązuje się do wprowadzania do Systemu wyłącznie tych danych osobowych, które są niezbędne do realizacji jego prawnie uzasadnionych celów i dla których posiada on ważną podstawę prawną przetwarzania, zgodnie z zasadą minimalizacji danych określoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
   5. Obowiązki i Prawa Administratora (Usługobiorcy)
      
      1. Administrator oświadcza, że jest uprawniony do przetwarzania wszystkich danych osobowych, które powierza Procesorowi, oraz że posiada do tego odpowiednią podstawę prawną (np. zgoda, obowiązek prawny, uzasadniony interes).
      2. Administrator jest wyłącznie odpowiedzialny za dopełnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO, wobec osób, których dane wprowadza do Systemu.
      3. Administrator jest odpowiedzialny za merytoryczną poprawność danych wprowadzanych do Systemu oraz za zarządzanie uprawnieniami Użytkowników w ramach swojej Jednostki.
   6. Obowiązki Procesora (Usługodawcy)
      

      Procesor zobowiązuje się do:

      1. przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, którym jest niniejsza Umowa Powierzenia oraz korzystanie z funkcjonalności Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem. Procesor niezwłocznie poinformuje Administratora, jeśli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych;
      2. zapewnienia, że osoby upoważnione przez niego do przetwarzania powierzonych danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
      3. wdrożenia i utrzymywania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zgodnie z art. 32 RODO;
      4. wspierania Administratora, w miarę możliwości, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO;
      5. uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomocy Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo przetwarzania, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków dla ochrony danych);
      6. po zakończeniu świadczenia Usług, w zależności od decyzji Administratora, usunięcia lub zwrotu wszelkich powierzonych danych osobowych oraz usunięcia ich istniejących kopii, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych;
      7. udostępniania Administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwiania Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzania audytów, w tym inspekcji, i przyczyniania się do nich. Szczegółowe warunki audytu, w tym jego zakres, termin i koszty, Strony uzgodnią odrębnie, przy czym Administrator zobowiązany jest do pokrycia uzasadnionych kosztów Procesora związanych z przeprowadzeniem audytu.
   7. Dalsze Powierzenie Przetwarzania (Pod-procesorzy)
      
      1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z usług innych podmiotów przetwarzających (dalej „Pod-procesorzy”) w celu świadczenia Usług, w szczególności dostawców usług serwerowych, hostingu, telefonii publicznej oraz komunikacji SMS.
      2. Procesor zobowiązuje się do informowania Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia Pod-procesorów, dając Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian.
      3. Procesor oświadcza, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich Pod-procesorów, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO. Procesor zawrze z każdym Pod-procesorem umowę, która nakłada na niego te same obowiązki ochrony danych, jakie zostały nałożone na Procesora w niniejszej Umowie Powierzenia.
   8. Transfer Danych Poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
      

      Procesor co do zasady nie przekazuje danych osobowych do podmiotów z siedzibą poza EOG. Wyjątek może stanowić współpraca z usługodawcami takimi jak Google, którzy zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, w szczególności poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską. W przypadkach, gdy jest to wymagane przez obowiązujące przepisy, Procesor zobowiązuje się do przeprowadzenia oceny skutków takiego transferu dla ochrony danych.

   9. Odpowiedzialność
      
      1. Procesor ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane przetwarzaniem wyłącznie, gdy nie dopełnił obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na podmioty przetwarzające, lub gdy działał poza zgodnymi z prawem poleceniami Administratora lub wbrew tym poleceniom.
      2. W pozostałym zakresie odpowiedzialność za proces przetwarzania danych ponosi Administrator.
   10. Postanowienia Różne
       
       1. Udostępnienie przez Administratora danych osobowych w celu świadczenia Usługi jest dobrowolne, jednak jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Systemu i świadczenia Usług.
       2. W przypadku uzyskania przez Procesora wiadomości o korzystaniu przez Administratora lub Użytkownika z Systemu w sposób niezgodny z prawem lub Regulaminem, Procesor może przetwarzać dane osobowe w celu i w zakresie potrzebnym do ustalenia odpowiedzialności.

8 – Rozwiązanie Umowy o świadczenie usług w ramach Systemu e – Remiza

1. Usługobiorca może rozwiązać Umowę o świadczenie usług w ramach Systemu w każdym czasie, z zachowaniem 1 – miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie Umowy o świadczenie usług w ramach Systemu  przez Usługobiorcę wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Usługodawca może rozwiązać zawartą z Usługobiorcą Umowę o świadczenie usług w ramach Systemu bez podania przyczyn, z zachowaniem 1 – miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, przy czym wyłącza się w tym wypadku ewentualną odpowiedzialność odszkodowawczą Usługodawcy względem Usługobiorcy. Usługodawca zwróci Usługobiorcy kwotę określoną proporcjonalnie do pozostałego okresu, na który była zawarta umowa.
3. Usługodawca może rozwiązać zawartą z Usługobiorcą Umowę o świadczenie usług w ramach Systemu w każdym czasie bez obowiązku zachowania okresu wypowiedzenia, z ważnych przyczyn – z chwilą stwierdzenia, że:
   
   1. Usługobiorca lub Użytkownik OSP rażąco narusza postanowienia Umowy lub Regulaminu mimo uprzedniego wezwania Usługobiorcy przez Usługodawcę do usunięcia tych naruszeń i wyznaczanie w tym celu odpowiedniego terminu,
   2. Usługobiorca lub Użytkownik OSP korzysta z Usług niezgodnie z jej przeznaczeniem,
   3. Usługobiorca lub Użytkownik OSP wprowadza do Systemu treści sprzeczne z prawem, bądź nieprawdziwe,
   4. Usługobiorca lub Użytkownik OSP działa na szkodę Usługodawcy lub innych Usługobiorców,
   5. Usługobiorca nie dokonał płatności za dostęp do Systemu w wyznaczonym terminie.
4. Wypowiedzenie Umowy o świadczenie usług w ramach Systemu przez Usługodawcę, dla swej skuteczności, musi być złożone Usługobiorcy w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

9 – Kary umowne

1. Strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy w formie kar umownych.
2. Usługobiorca może dochodzić od Usługodawcy kary umownej w razie wystąpienia niedostępności Systemu jednocześnie dla wszystkich jednostek OSP których dotyczy konkretna Umowa o świadczenie usług w ramach Systemu, przy czym owa niedostępność musi być wynikiem wyłącznej winy Usługodawcy – w wysokości 1 % wartości wynagrodzenia podstawowego netto Usługodawcy, o jakim mowa w Umowie, za każdy dzień takiej jednoczesnej niedostępności, z tym jednakże zastrzeżeniem, iż suma kar umownych z tytułu wystąpienia zdarzenia o którym mowa w niniejszym postanowieniu nie może przekroczyć ogółem 50% wartości wynagrodzenia podstawowego netto  Usługodawcy, o jakim mowa w Umowie. Niedostępność, o której mowa w niniejszym postanowieniu nie obejmuje planowanej przerwy w funkcjonowaniu Systemu.

10 – Cookies

1. Podczas korzystania z Systemu w urządzeniach Usługobiorcy i pozostałych Użytkowników zapisywane są krótkie informacje tekstowe w formie tzw. cookies (tzw. „ciasteczka”), co Usługobiorca przyjmuje do wiadomości i akceptuje.
2. Usługodawca informuje, a Usługobiorca przyjmuje do wiadomości i akceptuje dodatkowo, że:
   
   1. Pliki cookies stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym Użytkownika oraz unikalny identyfikator.
   2. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
      
      1. dostosowania zawartości stron Systemu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania z Systemu,
      2. rozpoznawania urządzenia Użytkownika,
      3. tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownik korzysta z Systemu w celu umożliwienia ulepszania ich struktury i zawartości,
      4. utrzymania sesji Użytkownika (po zalogowaniu), dzięki której nie musi on na każdej podstronie ponownie wpisywać loginu i hasła,
      5. dostarczania Użytkownikowi treści marketingowych bardziej dostosowanych do jego zainteresowań.
   3. W Systemie stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
      
      1. „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z Usług dostępnych w ramach Systemu „e-Remiza”,
      2. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do Usług wymagających uwierzytelniania,
      3. pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, w tym wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania,
      4. pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron Systemu „e-Remiza”,
      5. „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu , w tym w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu stron internetowych Systemu”.
   4. W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownik Systemu „e-Remiza” może dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Niedokonanie zmiany ustawień w zakresie cookies oznacza, że będą one zamieszczone w urządzeniu końcowym Użytkownika, a tym samym Usługodawca będzie przechowywać informacje w urządzeniu końcowym Użytkownika i uzyskiwać dostęp do tych informacji.
   5. Wyłączenie stosowania cookies może spowodować utrudnienia korzystania z niektórych Usług w ramach Systemu. Wyłączenie opcji przyjmowania cookies nie powoduje natomiast braku możliwości czytania lub oglądania treści zamieszczanych w Systemie z zastrzeżeniem tych stron, do których dostęp wymaga logowania.
3. Przez korzystanie z Systemu Użytkownik wyraża zgodę na przechowywanie plików cookies w jego urządzeniu w celach wskazanych powyżej. O przechowywaniu plików Cookies Użytkownik jest informowany na stronie głównej witryny pod adresem e-remiza.pl.

11 – Postanowienia końcowe

1. Z zastrzeżeniem ust. 2 poniżej, zmiany Regulaminu obowiązują od dnia ich opublikowania.
2. Usługobiorca Systemu E-REMIZA ma prawo w terminie 10 dni od dnia powzięcia informacji o zmianie Regulaminu, złożyć Usługodawcy oświadczenie o jej nieprzyjęciu. Bezskuteczny upływ tego terminu jest równoznaczny z przyjęciem jako wiążących postanowień Regulaminu o zmienionej treści.
3. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 2 Usługobiorca przesyła pocztą elektroniczną na adres kontakt@e-remiza.pl bądź listownie na adres Usługodawcy: Abakus Systemy Teleinformatyczne Sp. z o.o., ul. Działowa 8a, 43 – 300 Bielsko – Biała.
4. Złożenie przez Usługobiorcę oświadczenia, o którym mowa w ust. 2 jest równoznaczne z rozwiązaniem przez Usługobiorcę Umowy z Usługodawcą i następuje na zasadach określonych w Postanowieniu 8 ust. 1 Regulaminu.
5. Wszelkie pytania, opinie i wnioski dotyczące funkcjonowania Serwisu niestanowiące Reklamacji Usługobiorca może kierować na adres poczty elektronicznej Usługodawcy kontakt@e-remiza.pl.
6. Regulamin wchodzi w życie z dniem 09.09.2025 roku.
7. Wersja 3.06c – wiążąca jest wersja PDF
8. Zmiany od wersji 3.06c:
   – doprecyzowanie warunków użytkowania Usługi w Okresie Testowym paragraf 3 i uporządkowanie pragrafu 7 RODO
   Zmiany od wersji 3.06b:
   – aktualizacja pkt.7 ppkt 12,
   – aktualizacja linku do cennika pkt 2,
   – aktualizacja definicji usługa pkt.2
   Zmiany od wersji 3.06a:
   – doprecyzowanie zasad rozwiązywania umowy
   Zmiany od wersji 3.06:
   – dodanie nowej pozycji do słownika pojęć (fogees) oraz dodanie opisu funkcjonalności platformy fogees (pkt.2, ppkt 1, pkt h (a-c)).